Dépenses

La fenêtre Dépenses rassemble les documents entrants : factures fournisseurs et notes de crédit reçues. Ils sont intégrés dans le suivi des dépenses, de la TVA et du bénéfice du tableau de bord de la fenêtre principale.

Menu principal

Dans le menu principale de cette fenêtre vous trouverez les boutons d'actions suivants :

  • Ajouter un document (plus vert) : Ajouter/créer un document fournisseur;
  • Modifier le document (crayon) : Modifier le document sélectionné;
  • Créer une copie (doubles moutons) : en reprenant les données du document sélectionné, cette fonctionnalité crée une copie du même type (exemple : facture fournisseur vers une nouvelle facture fournisseur);
  • Paiements (caisse enregistreuse) : vous permet de marquer le document comme payé totalement ou partiellement.
  • Imprimer : crée un PDF du document sélectionné et l'affiche afin de l'imprimer. ℹ️Seuls les documents reçus de Peppol et disposant d'un attachement peuvent actuellement être imprimés.
  • Visualiser l'XML brut (loupe </>) : vous permet de visualiser la structure technique (XML) du document;
  • Explorer l'XML (petite loupe </> bleu clair) : vous permet de parcourir la structure du document technique, cette fenêtre n'est pas encore totalement fonctionnelle, elle est en cours de développement.
  • Télécharger depuis Peppol (nouage avec flèche vers le bas) : lance la procédure de téléchargement des documents qui vous ont été envoyés sur le réseau Peppol. Si ce bouton n'est pas actif, cela signifie que vous ne vous êtes pas encore enregistré/identifié sur le réseau Peppol. 📝 L'envoi et le téléchargement de documents via le réseau Peppol ne sont possibles que si votre licence dispose d'un pack Peppol préchargé. Vous trouverez plus d'information dans notre FAQ.
  • Importer un XML/UBL manuellement (document </> avec flèche vers le bas) : vous permet d'importer un fichier au format standard UBL;
  • Supprimer (poubelle) : Supprimer un document et les informations qui lui sont liés (lignes, paiements, ...) :
        • Crystal Cash demande toujours une confirmation avant cette suppression;
        • ⚠️ Une fois confirmée, l'opération est totalement irréversible.
        • Un document reçu via Peppol ne peut pas être supprimé.
  • Filtrer les documents affichés en modifiant les valeurs des champs date de début (De) et de fin (À).Ces champs vous permettent de soit entrer les dates manuellement, soit en cliquant sur l'icône calendrier, vous aurez la possibilité de sélectionner vos dates dans un calendrier visuel. À chaque démarrage, l'application initialisera automatiquement les valeurs de ces champs aux dernières dates que vous aurez initialisées, et ce, pour chaque fenêtre disposant d'un filtre sur ces dates.

Astuce : Un clic droit de souris sur la grille listant les documents ouvrira un menu contextuel permettant de rapidement accéder aux actions principales. Les actions affichées dépendent de l'endroit de votre clic droit. Un clic droit sur un document affichera une liste d'action se rapportant à ce document (Ajouter, Modifier...), tandis qu'un clic doit sur la partie vierge de la grille affichera des actions plus générales ne se rapportant à aucun document existant (Ajouter...).

La grille listant vos documents présente les colonnes suivantes :

    1. Type : le type de document (facture fournisseur, note de crédit);
    2. Numéro : le numéro du document;
    3. Fournisseur : indiquant à quel fournisseur est lié ce document;
    5. Émission : la date d'émission du document;
    6. Échéance : la date d'échéance du document;
    7. Statut paiement : indique si le document a été impayé, partiellement ou totalement payé. Si le document n'a pas été payé, la couleur entourant cette valeur varie en fonction de l'échéance :
      1. Pas de couleur (fond blanc) si l'échéance est supérieure à six jours;
      2. Orange claire si l'échéance est comprise entre un et cinq jours;
      3. Ojange foncé pour le jour même;
      4. Rouge si l'échéance est passée.
      5. Ces couleurs permettent de mettre en évidence les documents non soldés selon leur date d'échéance : échéance dépassée, du jour, proche ou lointaine. Utilisez ces indicateurs pour prioriser vos relances clients.
    8. Paiement : affiche la date du dernier paiement enregistré. Cette case sera vide si aucun paiement n’a été enregistré;
    9. Total HT : le montant total du document hors taxes;
    10. Total TTC : le montant total du document toutes taxes comprises;
    11. Trombone bleu : S'il y a un ou des attachements (PDF ou autre), cette colonne affichera une icône sous la forme d'une loupe jaune. Double cliquez sur cette dernière afin de visualiser le ou les attachements en question. Pour plus de détails, voir ci-dessous;
    12. PP : pour Peppol, si cette colonne affiche une icône nuage avec une flèche vers le haut, cela signifie que le document a bien été envoyé sur le réseau Peppol.

Ajouter une dépense manuellement

Cliquez pour cela sur Ajouter un document (plus vert). Dans la partie mise en évidence en orange, sélectionnez le fournisseur, complétez les dates, les références, les lignes, les taux de TVA et les montants, puis sauvegardez.

Le document fournisseur suit les mêmes principes de calcul que les documents que vous émettez (devis, factures ou note de crédit) .

Contrairement aux documents reçus via le réseau Peppol qui sont figés, vous pouvez évidemment modifier ou dupliquer un document de dépense créé manuellement.

Une dépense reçue via Peppol est consultable et peut être contrôlée, mais sa suppression est désactivée afin de préserver la trace de l'échange.

Importer une facture XML/UBL

Pour importer un document au format standard XML/UBL procédez comme ceci :

  1. Cliquez sur le bouton d'action Importer un XML/UBL manuellement (document </> avec flèche vers le bas) du menu principale ;
  2. Sélectionnez le fichier XML standardisé;
  3. Après avoir vérifié le fichier XML sélectionné, Crystal Cash importe ce dernier, sinon il vous informe de ce qu'il s'est passé.
  4. Sélectionnez le document importé pour le contrôler et lier son fournisseur.

Pièces jointes

Un document reçu via le réseau Peppol peut être accompagné d'un attachement, généralement le format lisible PDF de la facture. Dans ce cas, dans la grille listant les documents, dans la colonne intitulée d'une icône représentant un trombone bleu, vous verrez une loupe jaune s'afficher.

En double cliquant sur cette dernière, vous pourrez visualiser les attachements en question.

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