Peppol en pratique
Peppol est un réseau d'échange de documents électroniques structurés. Dans Crystal Cash, il permet d'envoyer des factures et des notes de crédit compatibles, ainsi que de recevoir les documents envoyés par vos fournisseurs.
Peppol ne remplace pas la vérification de vos documents : contrôlez toujours les parties, les références, les dates, les lignes, la TVA et les montants avant l'envoi.
Préparer votre entreprise
Avant toute inscription, dans le manu latéral de l'application, ouvrez les Paramètres, puis l'onglet Mes coordonnées. Vérifiez au minimum :
- le nom et l'adresse de votre entreprise;
- le pays du siège social et le numéro de TVA;
- l'adresse e-mail;
- les coordonnées bancaires si elles doivent apparaître sur vos documents;
Modifiez ces données si nécessaires en cliquant sur le bouton crayon.
Les coordonnées de votre entreprise sont également reprises dans vos documents électroniques. Retrouvez leur configuration complète dans la page Configurer les coordonnées de votre entreprise.
Vérifiez également la clé de licence enregistrée dans l'onglet Licence.
Enregistrer votre entreprise sur Peppol
- Dans Paramètres, ouvrez l'onglet Mes coordonnées;
- Dans la zone E-facturation via Peppol, cliquez sur le bouton M'enregistrer sur Peppol;
- Si la demande doit encore être traitée, Crystal Cash indique que l'inscription est en cours. Attendez environ 15 minutes, puis cliquez sur Rafraîchir;
- Lorsque l'inscription est finalisée, Crystal Cash affiche en vert votre identifiant Peppol et les types de documents pris en charge.
Info utile
Le bouton d'inscription contrôle d'abord votre situation sur le réseau Peppol. Si votre entreprise n'y est pas encore enregistrée, Crystal Cash introduit la demande, l'activation peut donc ne pas être immédiate, revenez ultérieurement et cliquez sur le bouton Rafraîchir.
Conditions d'envoi
Le bouton Envoyer sur Peppol devient disponible dans les fenêtres Clients et Documents, uniquement lorsque toutes les conditions suivantes sont réunies :
- le document est une facture ou une note de crédit;
- son statut est Comptabilisé;
- votre entreprise est enregistrée et prête pour Peppol;
- le client professionnel est identifié et prêt pour Peppol;
- le document n'a pas déjà été envoyé sur Peppol;
- les références requises, notamment la Référence client ou la Référence de commande, sont complétées.
Un devis ne peut pas être envoyé sur Peppol. Un bouton grisé signifie qu'au moins une de ces conditions n'est pas remplie.
Envoyer un document
- Dans les fenêtres Clients ou Documents, sélectionnez la facture ou la note de crédit à transmettre;
- Vérifiez une dernière fois les coordonnées, les dates, l'échéance, les références, les lignes et les montants;
- Cliquez sur Envoyer sur Peppol (nuage avec flèche vers le haut);
- Confirmez l'envoi lorsque Crystal Cash vous le demande.
Après un envoi réussi, le document est identifié comme envoyé sur Peppol et ne peut plus être modifié ni supprimé. Pour corriger une facture déjà envoyée, utilisez le processus approprié, comme l'expédition d'une nouvelle note de crédit suivie d'un nouveau document corrigé.
Recevoir les documents fournisseurs
Les documents entrants se récupèrent depuis la fenêtre Dépenses au moyen du bouton Télécharger depuis Peppol. Crystal Cash recherche les nouveaux documents, vous indique leur nombre, puis vous demande confirmation avant de les importer.
Les documents déjà présents ne sont pas téléchargés une seconde fois.
Pour plus d'informations, consultez la page Dépenses et factures fournisseurs.
Se déconnecter de Peppol
Dans le menu Peppol des Paramètres, l'action Déconnecter Peppol met fin à l'association de votre entreprise avec le service. Cette action est à réaliser uniquement si vous souhaitez utiliser un autre logiciel de facturation électronique.
Attention
La déconnexion est soumise à plusieurs confirmations. Elle interrompt les envois et réceptions de documents électroniques officiels. Assurez-vous d'avoir récupéré et sauvegardé les documents nécessaires avant de confirmer.
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