Clients

Crystal Cash distingue les Clients, auxquels vous émettez des documents, des Fournisseurs et contacts, liés notamment à vos dépenses et documents reçus.

Dans la partie gauche de cette fenêtre, vous trouverez la grille listant tous vos clients. Dans cette grille, sélectionnez une ligne/un client pour afficher les informations détaillées et les documents associés à ce dernier.

    • La partie supérieure droite affiche les coordonnées (de contact et TVA) du client sélectionné;
    • La partie inférieure droite affiche la liste des documents liés à ce client.

Menu Principale

Dans le menu du haut de cette fenêtre, vous trouverez les boutons des actions qui permettent d'Ajouter un client (plus vers), Modifier le client (crayon) ou Supprimer le client (poubelle) un client.

Attention : la suppression d'un client n'efface pas uniquement sa fiche. Avant la suppression, Crystal Cash détaille les données liées qui seront supprimées : documents, lignes de documents, paiements, coordonnées, adresses, TVA, liens de contacts et informations Peppol, etc. Lisez attentivement ce récapitulatif avant de confirmer la suppression, car cette dernière est irréversible !

Pour modifier les données d'un client, sélectionnez-le dans la grille de gauche et cliquez sur le crayon, ou plus simplement, double-cliquez sur la ligne de la grille, cela ouvrira la fenêtre d'édition des données de ce client.

Astuce : Un clic droit de souris sur la grille listant vos clients ouvrira un menu contextuel permettant de rapidement accéder aux actions principales. Les actions affichées dépendent de l'endroit de votre clic droit. Un clic droit sur le nom d'un client affichera une liste d'action se rapportant à ce client (Ajouter, Modifier...), tandis qu'un clic doit sur la partie vierge de la grille affichera des actions plus générales ne se rapportant à aucun client existant (Ajouter).

Créer un client

  1. Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Clients afin d'ouvrir la fenêtre listant vos clients ainsi que leurs données.
  2. Dans le menu en haut de la fenêtre Clients, cliquez sur le plus vert Ajouter, afin d'ouvrir la fenêtre d'encodage des données du nouveau client.
  3. Choisissez le type de client :
    1. Personne, en précisant : Particulier (sans TVA) ou Professionnel (avec TVA);
    2. Ou Entreprise.
  4. Complétez le Nom (obligatoire) et le prénom si nécessaire.
  5. À titre indicatif, vous pouvez spécifier le régime linguistique du client dans le champ Langue.
  6. Le champ Identifiant est un champ qui s'initialise automatiquement avec CU-x, où x en un nombre automatiquement incrémenté représentant le nombre de clients encodés dans votre application. Vous êtes évidemment libres d'entrer la valeur de votre choix, gardez simplement cette valeur unique, car elle sera utilisée dans les documents que vous générerez.
  7. Renseignez ensuite l'adresse du siège social de votre client. Ces données sont obligatoires pour les clients professionnels.
  8. Renseignez les coordonnées, téléphoniques, fax si nécessaire, l'e-mail* de contact, le numéro de compte bancaire IBAN et son BIC.
    1. * Prêtez particulièrement attention au champ E-mail car il est utilisé dans la fonctionnalité d'envoie de documents par e-mail.
  9. Dans le cadre Taux TVA par défaut, indiquez le Taux TVA par défaut que Crystal Cash doit automatiquement appliquer lors de la rédaction de vos factures à destination de ce client.
  10. S'il s'agit d'un client professionnel, ajoutez son numéro de TVA et le pays qui s'y rapporte. Notez la présence du libelle Peppol : Indéterminé et du bouton Rechercher sur Peppol (la loupe) :
    1. Le libelle Peppol : Indéterminé indique que le client n'a pas encore été identifié comme participant du réseau Peppol. Ci-dessous, vous trouverez les instructions pour l'identifier afin de lui expédier des documents via Peppol.
    2. Lors de la création initiale du client, vous pouvez ignorer ce libellé etainsi que le bouton Rechercher sur Peppol (la loupe).
  11. Le champ Mémo est optionnel et est destiné à contenir vos notes personnelles concernant ce client.
  12. Une fois toutes les informations du client encodées, cliquez sur Sauvegarder.

Identifier un client dans le réseau Peppol

Une fois la fiche de votre client sauvegardée, réouvrez-la en double cliquant sur le client en question ou en le sélectionnant et en cliquant sur le bouton Modifier le client (le crayon) du menu principale, en haut de cette fenêtre.

Dans le cadre TVA, contrôlez si le Pays et le numéro de TVA encodés sont corrects et cliquent sur le bouton Rechercher sur Peppol (la loupe). Si votre client s'est bien enregistré sur le réseau Peppol, Crystal Cash vous confirmera l'avoir identifié et, à la place de la loupe, vous verrez un V vert. Dans le cas contraire, l'application vous affichera un message expliquant ce qu'il s'est exactement passé.

Dans la fenêtre principale Client, dans la partie centrale droite se trouve le cadre contenant les informations TVA du client, ce cadre comporte également un libellé Peppol à côté duquel se trouve une icône. Si votre client est bien enregistré sur le réseau Peppol et que vous avez identifié votre client comme décrit ci-dessus, cette icône affichera un V vert, autrement il affichera une croix rouge.

Liste des documents

La partie inférieure droite de cette fenêtre affiche le sous-manu des actions de gestion des documents ainsi que la liste des documents liés à ce client.

Ce sous-menu comprend les boutons des actions suivantes :

    • Ajouter un document (plus vert) : Ajouter/créer une facture, un devis ou une note de crédit;
    • Modifier le document (crayon) : Modifier le document sélectionné;
    • Créer une copie (doubles moutons) : en reprenant les données du document sélectionné, cette fonction va créé une copie du même type (exemple : facture vers une nouvelle facture) ou vers un autre type (devis vers facture ou facture vers notre de crédit);
    • Payements (caisse enregistreuse) : vous permet de marquer la facture comme Payée totalement ou d'Ajouter un partiellement partiels.
    • Imprimer : crée un PDF du document sélectionné et l'affiche afin de l'imprimer.
    • Exportation le document (dossier et flèche verte) : Exporter le document vers un fichier PDF (impression en format lisible PDF) ou vers le format technique standard Peppol/UBL au format XML.
    • Envoyer par e-mail (enveloppe et flèche bleue) : ouvrira le gestionnaire d'e-mail configuré dans vos paramètres en incorporant le document en attachement au format PDF.
    • Visualiser l'XML brut (loupe </>) : vous permet de visualiser la structure technique (XML) du document;
    • Envoyer sur Peppol (Nuage avec la flèche vers le haut) : Si votre client et vous-même êtes enregistrés sur Peppol, ce bouton sera actif et vous permettra d'envoyez ce document sur le réseau Peppol. 📝 L'envoi et le téléchargement de documents via le réseau Peppol ne sont possibles que si votre licence dispose d'un pack Peppol préchargé. Vous trouverez plus d'information dans notre FAQ.
    • Supprimer le document (poubelle) : Supprimer un document et les informations qui lui sont liés (lignes, payements, ...) :
          • Crystal Cash demande toujours une confirmation avant cette suppression;
          • ⚠️ Une fois confirmée, cette opération est totalement irréversible.
          • ℹ️ Un document déjà envoyé sur Peppol ne peut pas être supprimé.
    • Filtrez les documents affichés en modifiant les valeurs des champs date de début (De) et de fin (À). Ces champs vous permettent soit entrer les dates manuellement, soit en cliquant sur la petite icône calendrier, vous aurez la possibilité de sélectionner vos dates dans un calendrier visuel. À chaque démarrage, l'application initialisera automatiquement les valeurs de ces champs aux dernières dates que vous aurez initialisées, et ce, pour chaque fenêtre disposant d'un filtre sur ces dates.

Astuce : Un clic droit de souris sur la grille listant les documents ouvrira un menu contextuel permettant de rapidement accéder aux actions principales. Les actions affichées dépendent de l'endroit de votre clic droit. Un clic droit sur un document affichera une liste d'action se rapportant à ce document, tandis qu'un clic doit sur la partie vierge de la grille affichera des actions plus générales ne se rapportant à aucun document existant.

Que ce soit dans la fenêtre Clients ou Documents la grille listant vos documents présente à peu près les mêmes colonnes, à savoir :

    1. Type : le type de document (devis, facture, note de crédit);
    2. Numéro : le numéro unique du document;
    4. Émission : la date d'émission du document;
    5. Échéance : la date d'échéance du document;
    6. Status : le statut du document. Une fois comptabilisée, la valeur de cette colonne est verte.
    7. Status paiement : indique si la facture a été impayée, partiellement ou totalement payée. Si la facture n'a pas été payée, la couleur entourant cette valeur varie en fonction de l'échéance :
      1. Pas de couleur (fond blanc) si l'échéance est supérieure à six jours;
      2. Orange claire si l'échéance est comprise entre un et cinq jours;
      3. Ojange foncé pour le jour même;
      4. Rouge si l'échéance est passée.
      5. Ces couleurs permettent de mettre en évidence les documents non soldés selon leur date d'échéance : échéance dépassée, du jour, proche ou lointaine. Utilisez ces indicateurs pour prioriser vos relances clients.
    8. Total TTC : le montant total du document toutes taxes comprises;
    9. PP : pour Peppol, si cette colonne affiche une icône nuage avec une flèche vers le haut, cela signifie que le document a bien été envoyé sur le réseau Peppol.

Finalement, dans la partie basse de cette fenêtre, vous trouverez une zone rétractée qui, en cliquant sur le bouton Dérouler / Rouler, peut être déroulée (double flèche vers le haut) ou roulée (double flèche vers le bas).  Cette zone contient deux éléments :

    • Contact(s) : vous permet de lier des contacts (créés dans la fenêtre Contacts) à ce client. Typiquement, si votre client est une entreprise, cela vous permet d'avoir un listing de tous vos contacts de cette entreprise (secrétariat, service clientèle, etc.). Cliquez sur le plus vert pour en ajouter (les lier) et sur la poubelle pour les délier.
    • Mémo : Affiche en lecture seul vos notes concernant ce client.

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