Fournisseurs

Cette fenêtre contient la liste de tous vos fournisseurs ainsi que la liste des documents (factures, notes de crédits) qu'ils vous ont envoyés via Peppol ou que vous avez encodés manuellement.

La création de vos fournisseurs a été automatisée dans la fenêtre des Dépenses. Dès que vous recevrez un document via Peppol ou que vous importerez manuellement un document au format XML/UBL, Crystal Cash vous proposera de créé automatiquement ce fournisseur en récupérant automatiquement ses données et fera automatiquement le lien Fournisseur-Document.

Dans la partie gauche de cette fenêtre, vous trouverez la grille listant tous vos fournisseurs. Dans cette grille, sélectionnez une ligne/un fournisseur pour afficher les informations détaillées et les documents associés à ce dernier.

    • La partie supérieure droite affiche les coordonnées (de contact et TVA) du fournisseur sélectionné;
    • La partie inférieure droite affiche la liste des documents liés à ce fournisseur.

Menu Principale

Dans le menu du haut de cette fenêtre, vous trouverez les boutons des actions qui permettent d'Ajouter (plus vers), Modifier (crayon) ou Supprimer (poubelle) un fournisseur.

Attention : la suppression d'un fournisseur n'efface pas uniquement sa fiche. Avant la suppression, Crystal Cash détaille les données liées qui seront supprimées : documents, lignes de documents, paiements, coordonnées, adresses, TVA, informations Peppol, etc. Lisez attentivement ce récapitulatif avant de confirmer la suppression, car cette dernière est irréversible !

Pour modifier les données d'un fournisseur, sélectionnez-le dans la grille de gauche et cliquez sur le crayon, ou plus simplement, double-cliquez sur la ligne de la grille, cela ouvrira la fenêtre d'édition des données de ce fournisseur.

Astuce : Un clic droit de souris sur la grille listant vos fournisseurs ouvrira un menu contextuel permettant de rapidement accéder aux actions principales. Les actions affichées dépendent de l'endroit de votre clic droit. Un clic droit sur le nom d'un fournisseur affichera une liste d'action se rapportant à ce fournisseur (Ajouter, Modifier...), tandis qu'un clic doit sur la partie vierge de la grille affichera des actions plus générales ne se rapportant à aucun fournisseur existant (Ajouter).

Créer un Fournisseur

  1. Dans le menu latéral gauche de l'application, cliquez sur Fournisseur afin d'ouvrir la fenêtre listant vos fournisseurs ainsi que leurs données.
  2. Dans le menu en haut de la fenêtre Fournisseurs, cliquez sur le plus vert Ajouter afin d'ouvrir la fenêtre d'encodage des données du nouveau fournisseur.
  3. Complétez le Nom (obligatoire) et le prénom si nécessaire.
  4. À titre indicatif, dans le champ Langue, vous pouvez spécifier le régime linguistique du fournisseur.
  5. Renseignez ensuite l'adresse de son siège social.
  6. Renseignez les coordonnées, le numéro de téléphone, fax si nécessaire, l'e-mail de contact, le numéro de compte bancaire IBAN et son BIC.
  7. Dans le cadre Taux TVA par défaut, indiquez le Taux TVA par défaut que Crystal Cash doit automatiquement appliquer lors de la création manuelle de vos documents liés à ce fournisseur.
  8. Ajoutez son numéro de TVA et le pays qui s'y rapporte. Ces informations permettront d'automatiquement lier les éventuels documents reçus via Peppol à ce fournisseur.
  9. Le champ Mémo est optionnel et est destiné à contenir vos notes personnelles concernant ce fournisseur.
  10. Une fois toutes les informations du client encodées, cliquez sur Sauvegarder.

 

Liste des documents

La partie inférieure droite de cette fenêtre affiche le sous-manu des actions de gestion des documents ainsi que la liste des documents liés à ce fournisseur.

Info : Les documents liés à un fournisseur et affichés dans cette liste peuvent être soit créer manuellement avec le plus vert, ou avoir été reçu via le réseau Peppol, via la fonction disponible dans la fenêtre de gestion des Dépenses.

Ce sous-menu comprend les boutons des actions suivantes :

    • Ajouter un document (plus vert) : Ajouter/créer une facture fournisseur ou une note de crédit;
    • Modifier le document (crayon) : Modifier le document sélectionné;
    • Créer une copie (doubles moutons) : en reprenant les données du document sélectionné, cette fonction va créer une copie du même type (exemple : facture vers une nouvelle facture) ou vers un autre type (facture vers notre de crédit);
    • Payements (caisse enregistreuse) : vous permet de marquer la facture comme Payée totalement ou d'Ajouter un partiellement partiels.
    • Imprimer : crée un PDF du document sélectionné et l'affiche afin de l'imprimer. ℹ️Seuls les documents reçus de Peppol et disposant d'un attachement peuvent actuellement être imprimés.
    • Visualiser l'XML brut (loupe </>) : vous permet de visualiser la structure technique (XML) du document;
    • Explorer l'XML (petite loupe </> bleu clair) : vous permet de parcourir la structure du document technique, cette fenêtre n'est pas encore totalement fonctionnelle, elle est en cours de développement.
    • Supprimer le document (poubelle) : Supprimer un document et les informations qui lui sont liés (lignes, paiements, ...) :
          • Crystal Cash demande toujours une confirmation avant cette suppression;
          • ⚠️ Une fois confirmée, cette opération est totalement irréversible.
          • ℹ️ Un document reçu de Peppol ne peut pas être supprimé.
    • Filtrez les documents affichés en modifiant les valeurs des champs date de début (De) et de fin (À). Ces champs vous permettent soit entrer les dates manuellement, soit en cliquant sur la petite icône calendrier, vous aurez la possibilité de sélectionner vos dates dans un calendrier visuel. À chaque démarrage, l'application initialisera automatiquement les valeurs de ces champs aux dernières dates que vous aurez initialisées, et ce, pour chaque fenêtre disposant d'un filtre sur ces dates.

Astuce : Un clic droit de souris sur la grille listant les documents ouvrira un menu contextuel permettant de rapidement accéder aux actions principales. Les actions affichées dépendent de l'endroit de votre clic droit. Un clic droit sur un document affichera une liste d'action se rapportant à ce document, tandis qu'un clic doit sur la partie vierge de la grille affichera des actions plus générales ne se rapportant à aucun document existant.

Que ce soit dans la fenêtre Fournisseurs ou Dépenses la grille listant vos documents reçus présente à peu près les mêmes colonnes, à savoir :

    1. Type : le type de document (facture fournisseur, note de crédit);
    2. Fournisseur: uniquement dans la fenêtre Dépenses, indiquant à quel fournisseur est lié ce document;
    3. Numéro : le numéro unique du document;
    4. Émission : la date d'émission du document;
    5. Échéance : la date d'échéance du document;
    6. Status paiement : indique si le montant dû a été impayé, partiellement ou totalement payé. Si la facture n'a pas été totalement payée, la couleur entourant cette valeur varie en fonction de l'échéance :
      1. Pas de couleur (fond blanc) si l'échéance est supérieure à six jours;
      2. Orange claire si l'échéance est comprise entre un et cinq jours;
      3. Ojange foncé pour le jour même;
      4. Rouge si l'échéance est passée.
      5. Ces couleurs permettent de mettre en évidence les documents non payés selon leur date d'échéance : échéance dépassée, du jour, proche ou lointaine. Utilisez ces indicateurs pour prioriser les paiements de vos fournisseurs.
    7. Total HT : uniquement dans la fenêtre Dépenses, le montant total du document hors taxes;
    8. Total TTC : le montant total du document toutes taxes comprises;
    9. Attachement(s), colonne intitulée d'une icône représentant un trombone bleu : Si un document reçu via le réseau Peppol comporte des attachements, alors, dans cette colonne vous verrez une loupe jaune s'afficher. En double cliquant sur cette dernière, vous pourrez visualiser le ou les attachements en question.
    10. PP : pour Peppol, si cette colonne affiche une icône nuage avec une flèche vers le haut, cela signifie que le document a été reçu via le réseau Peppol.

Finalement, dans la partie basse de cette fenêtre, vous trouverez une zone rétractée qui, en cliquant sur le bouton Dérouler / Rouler, peut être déroulée (double flèche vers le haut) ou roulée (double flèche vers le bas). Cette zone contient deux éléments :

    • Clients(s) : vous permet de lier des contacts (créés dans la fenêtre Contacts) à ce Fournisseur. Typiquement, si votre contact fait partie de l'entreprise fournisseur, cela vous permet d'avoir un listing de tous vos contacts de cette entreprise (secrétariat, service clientèle, etc.). Cliquez sur le plus vert pour en ajouter (les lier) et sur la poubelle pour les délier.
    • Mémo : Affiche en lecture seul vos notes concernant ce client.

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