Créer et gérer vos documents

Ici, le terme Document(s) reprend les Devis, Factures et Notes de crédit que vous émettez.

La gestion de ces documents se fait principalement à deux endroits : la fenêtre Clients via le sous-menu du milieu de la fenêtre, et la fenêtre Documents via le menu du haut. Ces deux fenêtres disposent dans leur (sous-)menu du bouton plus vert Ajouter un document, cliquez dessus, et choisissez le type de document que vous souhaitez créer.

Choisir le bon document

  • Devis : proposition commerciale avant commande ou prestation. Uniquement disponible dans la fenêtre Clients.
  • Facture : demande de paiement adressée au client.
  • Note de crédit : correction ou remboursement lié à une facture.

Grâce au bouton Créer une copie, vous pouvez dupliquer un document existant, y compris vers un autre type de document. C'est particulièrement pratique pour rapidement convertir un devis en facture : contrôlez néanmoins les données du nouveau document (la copie) avant de l'enregistrer et de l'envoyer à votre client.

Créer un nouveau document pas à pas

Dans l'une des deux fenêtres (Clients ou Documents), cliquez sur le plus vert Ajouter un document, sélectionnez le type de document à créer, et :

  1. Sélectionnez le client. Si vous créez le document partant de la fenêtre Clients, ce champ sera automatiquement initialisé.
    1. Le champ Client, à gauche de la loupe, vous permet de filtrer la liste déroulante se trouvant juste en dessous, vous aidant à trouver le client recherché.
  2. Renseignez la Date d'émission, la Date d'échéance et le Moyen de paiement souhaités.
  3. Par défaut, le Status du document est initialisé à Brouillon, c'est le statut conseillé tant que le document n'est pas terminé et prêt pour l'expédition.
  4. Lors de la création initiale d'un document, la partie Statut du paiement et le bouton qui lui est associé (caisse enregistreuse) sont désactivés, vous pouvez donc l'ignorer pour le moment. Plus tard, lorsque vous recevrez le payement de votre client, vous pourrez l'encoder en utilisant ce bouton.
  5. Le champ Conditions de paiement est en lecture seule, il est traduit dans la langue de votre application. La date est automatiquement adaptée en fonction de la Date d'échéance que vous initialiserez et de la Durée du paiement que vous avez choisie dans la fenêtre Mes coordonnées.
  6. Si nécessaire, initialisez la Référence client et/ou la "éférence de commande. Si aucune de ces deux valeurs n’est initialisée, Crystal Cash initialisera automatiquement la Référence client avec le numéro du document, car pour l'expédition du document sur Peppol une Référence client ou une Référence de commande est obligatoire.
  7. Dans la partie centrale de la fenêtre se trouve un menu comprenant les boutons :
    1. Ajouter une ligne (plus vert) : permets d'ajouter une ligne à votre document;
    2. Monter la ligne (flèche vers le haut) : permets de remonter la ligne sélectionnée;
    3. Descendre la ligne (flèche vers le bas) : permets de descendre la ligne sélectionnée;
    4. Supprimer la ligne (poubelle) : permets de supprimer la ligne sélectionnée;
  8. Afin d'ajouter des lignes à votre document, cliquez sur le bouton Ajouter une ligne, une nouvelle ligne sera créée dans la grille. Initialisez les colonnes :
    1. Type : le type de ligne. Choisissez parmi les options de la liste déroulante : Produit, Service, Heures, Jours, Accompte, Distance, ...
    2. Quantité (Qté) : la quantité, par exemple 4 pour 4 heures de travail;
    3. Description : donnez une description claire afin que votre client sache de quoi il s'agit;
    4. Prix U. HT : le prix par unité et hors taxe;
    5. TVA : le taux de TVA à appliquer à cette ligne. Par défaut le taux sélectionné est celui que vous avez défini dans la fiche de ce client;
    6. Remise : optionnellement, un montant de la remise;
    7. Typ rem : le type de remise, comptant ou en pourcentage;
    8. Repérez cela pour chaque ligne à ajouter à votre document.
  9. Ajoutez, si nécessaire, une Avance payée par le client, au choix, en euro ou en pourcentage.
  10. Vérifiez les totaux HT, TVA, TTC et le reste à payer.
  11. En bas de cette fenêtre, vous trouverez les boutons suivants :
    1. Export en PDF : permets de générer un fichier PDF contenant les informations encodées dans cette fenêtre;
    2. Fermer sans sauvegarder : permets de fermer la fenêtre sans sauvegarder ce que vous avez encodé;
    3. Sauvegarder : permets de sauvegarder ce que vous avez encodez dans la fenêtre sans la fermer;
    4. Sauvegarder & fermer : permets de sauvegarder ce que vous avez encodez et de fermer cette fenêtre.

Remises, avance et TVA

Une remise différente peut être appliquée à charque ligne du document.

Une Avance payée diminue le reste à payer. Le détail HT et TVA de cette avance sera affiché dans le total récapitulatif. Vous pouvez utiliser les boutons plus vert ou moins rouge pour ajuster le montant de l'avance. Le bouton réinitialisé permet de remettre l'avance à zéro.

Numéro du document

Crystal Cash attribue un numéro au document selon son algorithme incrémental de numérotation, à savoir Identifiant-Année/numéro incrémental.

L'Identifiant correspond à :

    • F pour Facture;
    • O pour les Devis (Offres);
    • C pour les Notes de crédits (Crédit).

Statut du document

Par défaut il est initialisé à Brouillon, mais, lorsque votre document sera finalisé et prêt à être expédié (par email, Peppol ou courrier portal), vous pourrez changer ce statut en Comptabilisé.

⚠️ Pour pouvoir être expédié sur le réseau Peppol, un document doit au préalable avoir le statut Comptabilisé, signifiant qu'il est totalement finalisé. Ensuite seulement son expédition sur Peppol deviendra possible via le bouton Envoyer sur Peppol disponible dans les fenêtres Clients et Documents.

Statut du paiement

Le statut du paiement ne peut pas être saisi manuellement, car il est calculé à partir des paiements enregistrés. Vous trouverez plus d'informations sur la page dédiée à ce sujet.

Document en lecture seul (figé) 🔒

Un document expédié  ou reçu via Peppol est verrouillé, il ne peut donc pas être modifié (hormis son mémo et ses paiements). Il ne peut également plus être supprimé.

Toute modification de ce document pour votre client doit obligatoirement passer par une note de crédit et/ou un nouveu document.

Vérification avant l'expédition

Avant tout envoi, ouvrez le PDF et relisez les coordonnées, les montants, les dates et les différences mentions présentes, cela vous évitera de devoir corriger post-expédition.

Encoder un paiement

Une fois que votre client vous a réglé, vous pouvez enregistrer ce paiement en cliquant sur l'icône de la caisse enregistreuse orange.

Ce bouton est disponible sur toutes les fenêtres listant des documents, à savoir : Clients, Fournisseurs, Dépenses et ici, sur la fenêtre des détails d'un document.

Partant de la fenêtre des détails d'un document, cliquez sur ce bouton, cela ouvrira la fenêtre Paiements. Cette dernière affiche les données suivantes :

    • Dans le cadre du haut, elle donne une rapide vision des montants généraux ainsi que le statut global des paiements concernant ce document.
    • Dans le cadre du bas, vous trouverez un menu comprenant les boutons Ajouter, Modifier et Supprimer des paiements ainsi que la liste de tous les paiements actuellement enregistrés pour ce document.

Pour ajouter un payement, cliquez sur le bouton Ajouter (plus vert) cela ouvrira la fenêtre d'Ajout de paiements.

En sélectionnant un paiement dans la liste et en cliquant sur Modifier (crayon) vous aurez la possibilité de rectifier les données du paiement sélectionné.

Et pour finir, supprimer un paiement en le sélectionnant et en cliquant sur le bouton Supprimer (poubelle), cela aura pour effet annuler ce paiement et de recalculer les différents montants ainsi que le statut général des paiements.

Revenir à l'index.